Scouts en Gidsen Vlaanderen hecht een groot belang aan een goede en transparante relatie met leden, ouders, structuurvrijwilligers, sympathisanten en klanten. Net daarom is jouw privacy erg belangrijk voor ons.
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken, steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).
Over ons
Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw is een jeugdbeweging actief in Vlaanderen en Brussel. Het nationaal secretariaat is gevestigd in Wilrijkstraat 45, 2140 Antwerpen. Verder maken 8 Hopper Jeugdverblijven en 6 Hopper Winkels deel uit van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Meer informatie over de activiteiten kan je vinden op www.scoutsengidsenvlaanderen.be en www.hopper.be.
Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.
Jouw rechten
Je hebt heel wat rechten. Hieronder kan je een duidelijk overzicht vinden van die rechten en hoe je ze kan uitoefenen. Als we jou om een toestemming tot gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment weer intrekken.
1. Gegevens inkijken
Je kan jouw gegevens op verschillende manieren raadplegen. Heb je een account op de Groepsadministratie, dan kan je daar verschillende persoonsgegevens bekijken en/of aanpassen. Je kan ook contact opnemen met de plaatselijke groep, het nationaal secretariaat of een van onze winkels of jeugdverblijven.
Wil je een volledig recht van inzage uitoefenen? Neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming.
2. Gegevens verbeteren of aanvullen
Zijn bepaalde gegevens die we bijhouden niet meer correct? Dan kan je die steeds laten aanpassen of aanvullen.
3. Gegevens verwijderen
Je kan vragen om jouw gegevens te verwijderen in onder andere volgende gevallen:
- De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.
- De verwerking werd uitgevoerd met jouw expliciete toestemming en je wil deze intrekken.
- De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
4. Gebruik van gegevens beperken
Een aantal gegevens verwerken we op basis van het gerechtvaardigde belang van onze organisatie. Ben je het hiermee oneens, dan kan je je daartegen verzetten. In de meeste gevallen zullen we aan deze vragen kunnen voldoen; tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.
5. Rechten uitoefenen
We helpen je graag bij het uitoefenen van je rechten. Probeer steeds gedetailleerd weer te geven welk(e) recht(en) je wenst uit te oefenen; we proberen je dan zo goed mogelijk te helpen. Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren. In dat geval zal een kopie van jouw identiteitskaart gevraagd worden. Zo voorkomen we dat iemand anders jouw gegevens gebruikt of misbruikt.
Voor alle vragen, opmerkingen of klachten kan je contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming via privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be of door een brief te sturen naar Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, TAV Functionaris voor Gegevensbescherming, Wilrijkstraat 45, 2140 Antwerpen.
Ben je niet tevreden met ons antwoord of zoek je meer informatie? Dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Welke gegevens verzamelen we?
Hieronder kan je een overzicht vinden van alle gegevens die we verzamelen. Je kan hierbij in één of meerdere categorieën vallen.
Als lid of leiding in een plaatselijke groep of als structuurvrijwilliger:
- Identificatiegegevens zoals naam, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, emailadres en lidnummer;
- Persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum, leeftijd en nationaliteit;
- Medische gegevens zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes of aandoeningen, bijzondere aandachtspunten voor leiding bij sociale omgang, bij sporten, bij hygiëne of bij beperkingen;
- Gezinssituatie zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood;
- Lidmaatschappen zoals vorige en huidige functies in plaatselijke, regionale en nationale groepen;
- Filosofische of religieuze overtuigingen zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen;
- Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer en financiële tegemoetkomingen;
- Afbeeldingen zoals foto's gemaakt tijdens activiteiten en evenementen.
Als jin of leiding in een plaatselijke groep of als structuurvrijwilliger:
- Opleiding en vormingsgegevens zoals je vormingshistoriek, behaalde attesten en KAVO-ID.
Als structuurvrijwilliger:
- Leefgewoonten zoals afgelegde trajecten naar vergaderingen en evenementen;
- Financiële gegevens zoals terugbetaalde onkosten.
Als bezoeker van onze websites of gebruik van onze apps:
- Identificatiegegevens zoals gebruikersnaam, IP-adres, cookies en verbindingsgegevens.
Als klant in Hopper Winkel:
- Identificatiegegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, emailadres en klantnummer;
- Persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum en leeftijd;
- Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer.
Als klant in onze Hopper Jeugdverblijven:
- Identificatiegegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, emailadres en klantnummer;
- Persoonlijke gegevens zoals geslacht, geboortedatum en leeftijd;
- Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer;
- Medische gegevens zoals dieet;
- Filosofische of religieuze overtuigingen zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen.
Als bezoeker van onze gebouwen:
- Afbeeldingen zoals camerabeelden.
Waarom verzamelen we deze gegevens?
Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw verwerkt heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. De gegevens worden onder andere gebruikt voor:;
- Een vlotte werking van het nationaal secretariaat en de ledenadministratie
- Het verzekeren van elk aangesloten lid;
- Communicatie over de werking van de organisatie;
- Het versturen van tijdschriften aan leden en leiding;
- Het organiseren van evenementen en het aanbieden van vormingsactiviteiten;
Het verstrekken van de identificatiegegevens en persoonlijke gegevens is verplicht voor het lidmaatschap bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Indien deze gegevens niet verstrekt worden, kan er geen aansluiting zijn.
Medische gegevens worden verwerkt om leiding in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elk lid of elke deelnemer aan activiteiten of evenementen. De verwerking van medische gegevens gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van ouder(s), voogd of meerderjarig lid.
Gegevens over bestelling, reservaties, verblijven en facturen worden verwerkt in het kader van de contractuele relatie met het nationaal secretariaat of de Hopper Winkels en Hopper Jeugdverblijven.
Verkrijgen van gegevens
Gegevens worden op twee manieren verzameld:
- Rechtstreeks van de betrokkene en/of zijn/haar ouder(s) of voogd;
- Via de plaatselijke scouts- en gidsengroep. De verantwoordelijke Groepsadministratie bezorgt gegevens van leden en leiding via de Groepsadministratie aan het nationaal secretariaat.
Toegang tot en doorgeven van gegevens
Toegang tot de persoonsgegevens van leden en leiding verloopt getrapt.
Zo heeft plaatselijke leiding toegang tot alle persoonsgegevens van leden en leiding van de desbetreffende groep. Leden van het district en de gouw hebben beperkte toegang tot de gegevens van hun respectievelijke regio's.
Personeelsleden van het nationaal secretariaat en Hopper hebben toegang tot de basisgegevens van alle leden en leiding in het kader van hun werkzaamheden.
Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw werkt samen met verschillende verwerkers, die (beperkte) gegevens ontvangen om hun diensten te kunnen leveren. Zo bezorgen we bijvoorbeeld adresgegevens aan de drukker voor het versturen van Krak?, Boem! en Over & Weer. Plaatselijke groepen verzamelen in opdracht van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw de gegevens over hun leden en leiding.
Persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of verkocht aan derden waarmee Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw geen verwerkingsovereenkomst heeft gesloten.
Versie privacyverklaring
De recentste versie van onze privacyverklaring is steeds te vinden via www.scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy.
Deze versie werd het laatst gewijzigd op 14 januari 2020.
